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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à stocker. Comment les stocker et prendre soin de façon rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins futurs ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les contrôler efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour bien commencer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
L’acte de naissance démontre légalement l’état civil d’une personne. c’est pourquoi une copie parfaite ou un extrait de cet acte sont demandés pour de multiples démarches officielles comme un mariage, un divorce ou encore une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un retiré d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte de naissance est un document réponse écrite public dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui prouve la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la ville du lieu de naissance.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est cependant plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
face à une pile de documents administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter est très forte. Cependant, il est essentiel de savoir que de très nombreux papiers doivent être conservés durant un délai prévu par la loi. objectivement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation délicate. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Pour bien disposer, il faut faire la distinction entre les documents courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents genres de papier : Les chemises à soufflet sont pratiques pour remiser les papiers volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’une habitation ).
Lorsque les courriers arrivent, il est decisif de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à lire dès le début, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour mettre de coté les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se enlever dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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